Software per l'elaborazione automatica di piani ferie

Supportare l’ufficio HR nella gestione dei piani ferie in un’azienda di medie dimensioni

Il nostro cliente è una realtà industriale con oltre 200 dipendenti. La richiesta arriva dall’ufficio Risorse Umane, per un supporto nella gestione dei piani ferie. Un’attività che risulta complessa in quanto:

• a ciascun dipendente è richiesto di smaltire un certo numero di giorni (in alcuni casi ore) di ferie e permessi durante l’anno;
• il rateo cambia nel tempo (lavoro ordinario, straordinario, ferie richieste, etc.);
• il monte ore per ciascun dipendente dipende da: grado di occupazione (tempo parziale o pieno), mansione ricoperta;
• turn-over.

Compiti dell’ufficio HR:

• mensilmente, redigere un file riepilogativo per ciascun collaboratore (o per reparto) in cui vengono riassunte le principali informazioni: giorni di ferie complessivi, giorni da smaltire, giorni goduti, residuo;
• aggiornamento mensile del file con nuovi ingressi e uscite di collaboratori, permessi e ferie godute.

Strumenti utilizzati per la gestione del piano ferie:

• software gestionale aziendale;
• file di consuntivazione aggiornamento manualmente.

Automatizzare la procedura di gestione dei piani ferie dei dipendenti

Partendo dal software gestionale e dal file di consuntivazione ferie del cliente, SAECON ha elaborato un software (“macro”) che consente di integrare i dati e ridurre il dispendio di tempo necessario per svolgere manualmente queste operazioni:

• aggiornare automaticamente il file dei consuntivi ferie;
• sintetizzare i dati complessivi in un prospetto ridotto per dare immediata visibilità dello stato di ciascun dipendente;
• riportare i nomi di tutti i dipendenti attivi da inserire nel file dei consuntivi ferie (nuove assunzioni);
• compilare le tabelle di tutti i dipendenti/reparti aggiornando i valori in base a ferie/permessi goduti, evidenziando eventuali discrepanze e predisponendo la tabella per la compilazione delle richieste del mese successivo.

Eliminati gli errori manuali ed evidenziate le situazioni anomale

I vantaggi per il cliente possono così essere sintetizzati:

• eliminazione di errori di calcolo o trascrizione di valori;
• immediata evidenza di discrepanze o errori nell’inserimento dati (es. errori di battitura);
• semplicità nella gestione di nuovi inserimenti;
• notevole riduzione dei tempi di elaborazione.

Attraverso la rielaborazione dei dati, l’ufficio HR ha a disposizione aggregazioni e informazioni aggiuntive di facile e immediata lettura.

Tempo medio mensile per predisposizione piano ferie:

• ante macro: dalle 4 alle 5 ore;
• post macro: 10 minuti.

Per approfondire: alberto.bezzolato@saecon.net